Certainement davantage encore qu’un déménagement d’une habitation, celui d’une entreprise, et en particulier de ses bureaux, nécessite une anticipation précise minutieuse, et surtout ne s’improvise pas.
La poursuite et le maintien de l’activité de l’entreprise en dépend. C’est pourquoi il est vivement conseillé de faire appel à des professionnels pour garantir le bon déroulement du déménagement des bureaux d’une entreprise. Les experts dans ce type de déménagement sont les seuls à pouvoir assurer sa bonne organisation, mais aussi à avoir la capacité de conseiller au mieux les chefs d’entreprise sur les préparatifs à prévoir ou encore les démarches rendues nécessaires par le déménagement des bureaux d’une entreprise.
Les démarches à prévoir à l’occasion du déménagement des bureaux d’une entreprise
Déménager les bureaux de son entreprise ne se résume pas qu’au transport de leur mobilier et des nombreux documents nécessaires au bon fonctionnement d’une entreprise qu’ils comportent toujours.
De nombreuses démarches et formalités sont liées à ce type de déménagement qu’il ne faut surtout pas négliger pour assurer la bonne continuité de l’activité de l’entreprise et doc préserver son chiffre d’affaires.
Fixer la date de déménagement des bureaux de son entreprise bien en amont
Le changement de locaux des bureaux d’une entreprise demande de s’y prendre très longtemps à l’avance pour planifier au mieux le moment où leur activité devra être stoppée pour assurer leur transfert, mais aussi pour permettre leur remise en service le plus rapidement possible.
C’est pourquoi la date du déménagement de bureaux d’entreprise doit être fixée bien en amont pour d’abord mobiliser le personnel interne nécessaire à son organisation et affecter des tâches bien précises à chacun d’entre eux, mais aussi en particulier pour pouvoir prévenir tôt ses clients et fournisseurs de l’arrêt momentané des services administratifs de l’entreprise. Une bonne manière également d’informer ces derniers de la nouvelle prochaine adresse des bureaux d’une entreprise.
Prévoir tôt la date de déménagement des bureaux d’une entreprise permet aussi de commencer à chercher des déménageurs professionnels dont les plannings sont le plus souvent remplis longtemps à l’avance, mais aussi, dans certains cas, de bénéficier et d’être conseillé par ces professionnels sur des périodes à privilégier (les week-ends par exemple) qui donnent souvent la possibilité de bénéficier de tarifs de déménagement plus attractifs.
D’une manière générale, il est recommandé aux entreprises de prévoir la date de déménagement de leurs bureaux au moins 6 mois à l’avance.
Résilier le bail des locaux de ses anciens bureaux
Pour les entreprises qui louent des locaux pour leurs bureaux, leur déménagement suppose de respecter un délai de préavis pour résilier le bail de location et de prévoir aussi l’état des lieux de sortie de leurs locaux.
À savoir : dans le cas d’un bail commercial, qui est en principe de 9 ans, sa résiliation est possible tous les 3 ans. Mais ce type de bail peut aussi être résilié à tout moment dans certaines conditions prévues par la loi.
Prévenir le personnel du déménagement des bureaux d’une entreprise
Le déménagement des bureaux d’une entreprise oblige évidemment un employeur à prévenir son personnel. Il s’agit d’ailleurs d’une obligation prévue par la loi.
Les salariés concernés par ce changement géographique de leur lieu de travail n’ont pas à donner leur accord et doivent intégrer les nouveaux bureaux prévus. Mais, dans certains cas, il peut toutefois être nécessaire pour l’employeur de procéder à la modification du contrat de travail de certains salariés.
Bien organiser matériellement le déménagement des bureaux d’une entreprise
Le déménagement des bureaux d’une entreprise demande d’organiser cette opération très méthodiquement, en particulier d’un point de vue matériel.
Il faut notamment prévoir de ranger les dossiers et le matériel de bureau dans des cartons ou des emballages spécifiques en prévoyant de garder à disposition tous ceux nécessaires jusqu’au dernier moment et qui sont importants pour la bonne marche de l’entreprise.
Les biens à déménager qui n’ont pas d’utilité au jour le jour pour l’activité de l’entreprise peuvent être emballés et préparés plus tôt. Cette manipulation peut d’ailleurs être l’occasion pour une entreprise d’opérer un tri, par exemple des documents administratifs qui n’ont pas besoin d’être conservés plus longtemps, du vieux mobilier endommagé, des équipements qui ne fonctionnent plus, etc. Un tri qui peut être appréciable notamment pour limiter le volume des biens à déménager et donc de faire des économies sur le coût d’un déménagement réalisé par un professionnel.
Penser aux démarches administratives liées au déménagement des bureaux d’une entreprise
Le déménagement de bureaux d’une entreprise peut avoir des conséquences sur certaines formalités administratives qu’il ne faut pas omettre.
Par exemple, le changement géographique de bureaux d’une société peut être synonyme du transfert de siège social d’une entreprise. Dans ce cas, et pour certaines formes juridiques d’entreprise (société à responsabilité limitée, société par actions simplifiée, société civile immobilière, société civile professionnelle, etc.), ce déménagement entraine la modification des statuts de l’entreprise.
Une situation qui oblige les responsables à publier un avis de modification de ces statuts dans un journal d’annonces légales et à déclarer ce changement auprès du guichet des formalités des entreprises, un service dématérialisé qui remplace aujourd’hui le centre de formalités des entreprises (CFE), ou du greffe du tribunal de commerce dont dépend le nouveau siège social de l’entreprise.
Le déménagement de bureaux d’une entreprise implique également d’informer de leur nouvelle adresse des organismes tels que, par exemple, les services des impôts, l’Urssaf, son assureur, etc.
Enfin, le déplacement des bureaux d’une entreprise nécessite, pour assurer la continuité de l’activité et son développement, forcément d’informer ses clients et ses fournisseurs du transfert des locaux de l’entreprise.
Faire prendre en charge le déménagement de bureaux d’entreprise par un professionnel
Décider de faire en prendre en charge le déménagement de bureaux d’une entreprise par un déménageur est assurément la meilleure solution pour assurer le succès de cette opération souvent difficile à organiser et qui ne doit absolument pas être compromise par des difficultés de toutes sortes ou des contretemps puisque la pérennité de l’activité d’une entreprise en dépend.
Ces professionnels disposent en effet de compétences, d’un savoir-faire et d’une expérience en la matière qui permet à un chef d’entreprise de pouvoir être conseillé et être épaulé au mieux dans l’organisation de cette opération le plus souvent délicate.
Avoir recours à un déménageur spécialisé dans le déménagement de bureaux d’une entreprise facilite en effet beaucoup la charge qui incombe à l’employeur dans cette situation.
Ce professionnel se déplace ainsi dans les bureaux de la société pour établir un inventaire précis des biens à transporter et pour estimer tous les moyens qu’il doit mettre en œuvre pour sa prestation.
Il établit également en accord avec les responsables de l’entreprise un cahier des charges qui définit et détaille précisément toutes les étapes du déménagement, un gage de sécurité pour une entreprise.
De plus, en tant que profession réglementée, un déménageur est responsable des dégâts qu’il occasionne aux biens de ses clients, en cas de vol, ou encore s’il ne respecte pas les délais convenus pour réaliser sa prestation. Un atout non négligeable pour un chef d’entreprise qui déménage les bureaux de sa société et qui a besoin de reprendre son activité très rapidement dans de bonnes conditions pour assurer sa pérennité.
Quelle formule choisir pour le déménagement de bureaux d’une entreprise ?
Un déménageur professionnel, et de surcroit spécialisé dans le déménagement de bureaux d’entreprise, propose toujours différentes formules de déménagement pour s’adapter au mieux aux besoins de ses clients, mais aussi au budget prévu pour ce changement de locaux.
Ses prestations peuvent comprendre en effet une prise en charge basique des biens présents dans des bureaux à déménager (soit seulement leur transport entre les anciens et nouveaux bureaux) ou des formules plus complètes jusqu’à une prise en charge maximum.
Certaines prestations proposées pour le déménagement de bureaux d’entreprise peuvent même aller au-delà. Certains de ces professionnels peuvent, par exemple, s’occuper de toutes les déconnexions et reconnections des câbles électriques et électroniques des matériels de bureaux (les ordinateurs en particulier), de l’aménagement des nouveaux bureaux, et même de l’achat de mobilier de bureau, du nettoyage des anciens et nouveaux locaux, de la mise en sécurité de certains espaces, de matériels sensibles, du transfert du courrier de l’entreprise vers les nouveaux bureaux, etc.
Combien coûte le déménagement de bureaux d’une entreprise ?
Comme pour tous les types de déménagement, de nombreux critères entrent en compte pour estimer le coût du déménagement des bureaux d’une entreprise. Il s’agit notamment de la distance à parcourir entre les anciens et nouveaux locaux de l’entreprise, la période choisie pour ce déménagement, les éventuelles difficultés d’accessibilité pour le déménageur, la formule de déménagement choisie, et le volume des biens à transporter.
Ce dernier critère est sans doute celui qui entre le plus en jeu pour évaluer le coût du déménagement de bureaux d’une entreprise puisqu’il conditionne notamment les moyens matériels, mais aussi en personnel, qu’un déménageur professionnel doit mettre en œuvre pour mener à bien sa prestation.
En général, le volume des biens à déménager est calculé et exprimé en mètres cubes, comme pour les déménagements de particuliers. Une formule le plus souvent appliquée pour les petites entreprises qui ne disposent pas de bureaux d’une surface trop importante, et donc de nombreux mobiliers ou documents à déménager.
Pour les plus grandes entreprises, un déménageur professionnel estime le plus souvent ses tarifs d’une autre manière, en considérant le nombre de postes de travail à transférer d’un local à un autre, plutôt que le volume en mètres cubes à déménager. Le coût par nombre de poste de travail se situe en moyenne autour de 200 à 300 euros. Des tarifs qui peuvent toutefois varier sensiblement en fonction des particularités des bureaux d’une entreprise et les moyens particuliers à mettre en œuvre par le déménageur.
L’intérêt d’obtenir plusieurs devis de déménageurs professionnels
Le coût d’un déménagement de bureaux d’une entreprise, comme on l’a vu, dépend des caractéristiques de ces derniers et surtout du volume de biens à transporter.
Mais il faut savoir que, si la profession de déménageur fait partie de celles qui sont réglementées et qui doivent donc répondre à des règles et critères bien définis, les tarifs appliqués par ces professionnels sont fixés librement par chacun d’entre eux.
C’est pourquoi il est vivement recommandé à un chef d’entreprise qui doit déménager ses bureaux de faire jouer la concurrence entre différents déménageurs.
Dans ce but, il est nécessaire d’obtenir plusieurs devis. Des outils très pratiques, comme des comparateurs déménagement en ligne spécialisés notamment dans les déménagements de bureaux d’entreprise, sont mis à la disposition des professionnels et leur permettent en quelques clics de solliciter plusieurs devis détaillés et des offres de prix personnalisées en fonction de leurs besoins et des particularités de leur déménagement.
Obtenir de cette manière des devis en ligne est une solution très appréciable pour les chefs d’entreprise qui ne disposent pas le plus souvent d’un temps extensible pour à la fois courir d’un déménageur à un autre pour solliciter des devis et organiser méthodiquement le déménagement de leurs bureaux.
Utiliser un comparateur déménagement d’entreprise en ligne nécessite seulement de consacrer quelques minutes de son temps précieux pour renseigner les principales caractéristiques du déménagement de ses bureaux (estimation du volume des biens à déménager, distance à parcourir entre les anciens et nouveaux bureaux, date du déménagement prévue, etc.) pour recevoir ensuite gratuitement, sans engagement, et dans des délais rapides (souvent au maximum dans les 48 heures) des offres de différents déménageurs spécialisés dans le transport de biens d’entreprise.
Avec ces devis, un chef d’entreprise peut ainsi choisir facilement le professionnel qui présente la prestation la plus adaptée aux caractéristiques de son entreprise et au budget dédié au déménagement de ses bureaux.